1.855.788.1919 [email protected]

Ligne d’éthique Incognito

Vue d’ensemble de la ligne d’éthique Incognito

La Ligne d’éthique Incognito est un programme de communication qui permet à vos employés de signaler, de façon anonyme, des activités douteuses à l’intérieur de votre organisation. Ce programme rencontre les exigences de la législation en matière des nouvelles « meilleures pratiques de gestion corporative » qui régissent les compagnies inscrites à la bourse tel que défini dans la « Norme multilatérale 52110 ».

La Ligne d’éthique Incognito fournit, 24 heures par jour, 7 jours par semaine, un canal d’information simple d’utilisation par l’intervention d’une tierce personne ou directement, par l’utilisation d’un système de correspondance accessible sur le Web. Les deux (2) options sont conviviales et sont conçues pour faciliter l’accès immédiat. Ces systèmes procurent des renseignements inestimables pour la compagnie garantissant que tous les paliers de l’organisation demeurent informés.

Sirix Ligne de Signalement

Les services de la ligne d'éthique Incognito

La Ligne d’éthique Incognito offre une flexibilité qui permet à votre organisation de choisir le moyen le plus efficace de donner accès à ce programme aux employés. Ces options incluent un centre d’appel 1800, un système sûr de signalement basé sur l’Internet ou une combinaison de ces deux services.

Ce programme est conçu pour les organisations qui désirent s’inscrire avec un fournisseur de services impartial et indépendant pour favoriser la prise en charge des problèmes internes de l’organisation.

Le programme inclut:

✅ Une ligne sans frais couvrant l’Amérique du Nord pour les employés du client ainsi que ses filiales.
✅ Un accès 24 heures par jour, 7 jours par semaine, 365 jours pas année.
✅ Des services bilingues français-anglais.
✅ Une capacité de multilinguisme.
✅ Une technologie basée sur l’Internet pour signaler les incidents de façon sécuritaire.
✅ Un service de spécialistes en entrevues du lundi au vendredi entre 8h00 et 17h00, HNE.
✅ Des instructions spéciales et références requises pour faire face à n’importe quel niveau de crise.
✅ Support et conseils pour l’implantation du programme ainsi qu’un support à la clientèle continu.
✅ Les services professionnels d’enquête et de support pour l’intervention d’urgence par d’anciens policiers et enquêteurs.

Sirix-Ligne-d-éthique

 

 

 

 

Sirix Communication

Communication

Les incidents sont communiqués à une personne désignée à l’intérieur de votre organisation. Les problèmes sont alors traités à l’intérieur de votre organisation avec le système web ligne d’éthique Incognito facilitant les communications avec l’appelant jusqu’à ce que le problème soit résolu.

Les Appelants qui ont besoin d’être réassurés peuvent interagir avec nos spécialistes en entrevue afin de mieux comprendre le processus, les procédures typiques d’enquête basées sur les circonstances particulières du sujet, des risques d’exposition ou sur toute autre preuve supplémentaire requise afin d’appuyer leur divulgation.

Par la suite, ces spécialistes de l’entrevue évalueront le risque et l’urgence de l’appel et seront disponibles afin de fournir au client des recommandations et une rétroaction relativement au niveau approprié d’intervention et à l’approche adéquate applicables à l’enquête requise.

Les organisations apprécient cette option avancée alors que le support à l'enquête peut fournir une assistance précieuse car :

  • Les situations de crise, uniques de par leur nature, requièrent du personnel d’expérience qui peut répondre et guider votre équipe durant la crise et la résolution de celle-ci.
  • Toute documentation requise pour l’implication de la police est précise et complète. Ceci facilitera toutes actions futures requises de votre part telles que recourues devant les tribunaux et accusations criminelles.
  • À travers d’excellents contacts personnels et des relations bien établies, nous sommes capables de faire la liaison avec la police locale en votre nom.
  • Ligne d’éthique Incognito peut apporter ce degré supérieur de confiance puisqu’il est le seul service en Amérique du Nord à offrir un service de support à l’enquête et à l’intervention d’urgence lorsque requis.

Système de signalement eWeb

Ligne d’éthique Incognito offre un processus de communication avancé et sécurisé sur le Web permettant des communications directes et confidentielles entre l’appelant et l’employeur. Cet outil de communication permet à l’employé de se brancher à la ligne d’éthique Incognito de façon anonyme à partir d’un domaine désigné et de communiquer ses préoccupations via un système de signalement sécurisé sur internet.

Le programme guide l’employé à travers le processus, lui demandant premièrement de choisir un sujet, puis le guide à travers une série de questions relatives au problème énoncé. L’employé se voit remettre un « nom d’usager » et un « mot de passe » afin de protéger son identité. Ce « mot de passe » lui permettra de se brancher ultérieurement afin de voir si la compagnie requiert des informations supplémentaires en ce qui a trait au problème ou de recevoir une mise à jour de son rapport. Si requis, les communications peuvent être prévues à l’horaire dans un « forum de discussion » où la personne désignée de la compagnie et l’appelant peuvent communiquer en temps réel. Ce dialogue sécurisé concernant le rapport continue jusqu’à ce que la compagnie décide que le problème est résolu et/ou que le dossier est clos.

Cette forme de communication se fait directement et uniquement avec l’intervenant désigné de la compagnie. Elle fournit une alternative aux employés qui considèrent que la transmission téléphonique d’informations à une tierce partie n’est pas idéale. Comme il s’agit d’une communication directe avec l’intervenant désigné, le personnel de la ligne d’éthique Incognito ne peut en aucune manière y intervenir.

Sirix Ligne de Signalement

Programme amélioré

Notre programme amélioré fournit un accès optimum aux employés en combinant le centre d’appels 1800 avec le système de signalement eWeb. Ce service est fourni pour aider une organisation à démontrer sa responsabilité envers ses employés, en assurant que chaque personne ait un choix d’accès au service rencontrant le mieux ses besoins personnels. Le modèle amélioré comporte des options et de la flexibilité et est fourni pour un prix minime, tel que décrit dans la « demande de prix » en annexe.
z

Ressources

Il est important d’assurer une promotion active du programme par des rappels périodiques. Vous pouvez utiliser les ressources disponibles de la ligne d’éthique Incognito pour promouvoir l’importance du programme dans le milieu de travail. Notre département de dessin graphique peut vous aider à personnaliser le matériel promotionnel en y incluant votre logo corporatif ou toute autre spécification que vous pourriez désirer.

h

Dépliants d'information

Les nouveaux employés devraient recevoir le dépliant d’information ligne d’éthique Incognito avec le reste du matériel d’orientation qui leur est remis. La lettre exécutive devrait aussi être donnée à ce moment, bien qu’elle soit plus efficace lors de l’introduction officielle du programme.

Carte portefeuille

Les cartes portefeuilles devraient aussi être données à tous les nouveaux employés dès leur embauche. Ceci rendra le numéro de téléphone disponible à tout employé désirant utiliser le programme.

Les affiches

Les affiches devraient être placées à des endroits stratégiques sur les lieux de travail, prenant en considération le volume de circulation, la nature des activités, l’interférence avec d’autres affichages, etc. Quelques endroits recommandés pour l’affichage sont : la cafétéria, le salon des employés ou les vestiaires. Déplacer les affiches périodiquement aidera à recentrer l’attention des employés sur le matériel.

* Demandez-nous une évaluation budgétaire pour ces différentes ressources.

Sirix Affiche

 

 

 

 

Sirix Centre d'appel Incognito

Centre d'appels ligne d'éthique Incognito

Ligne d’éthique Incognito a son propre centre d’appels, basé à Laval (Québec), et contrôle tous les préposés embauchés pour la prise des appels. Pour garantir aux appelants le meilleur service possible et pour prendre toutes les mesures afin d’assurer la confidentialité, ligne d’éthique Incognito applique des mesures rigoureuses dans la sélection et la formation des préposés à la réponse aux appelants.

Notre application Web est conçue de telle sorte que lorsqu’un rapport est émis et que son exactitude est révisée, le rapport est électroniquement transféré à nos Administrateurs seniors qui en retour produisent une alerte courriel à la personne désignée par le client. Les préposés aux appels n’ont plus accès au rapport. Par la suite, seulement les Administrateurs seniors sont autorisés à interagir avec les appelants lors du rappel.

La révision effectuée par nos Administrateurs seniors inclut une vérification des détails et si une des personnes désignées ou un administrateur du Client est impliqué dans le dossier, alors des mesures alternatives seront prises.

Procédures d'appel et de signalement

Notre centre d’appels, en fonction 24 heures sur 24, reçoit les appels de vos employés. Ainsi, nos préposés aux appels rédigent un rapport basé sur le contenu de l’appel.

Les informations détaillées de l’employé seront transmises à la personne désignée par le client via l’application Web de la ligne d’éthique Incognito. La personne désignée par le client sera notifiée par courriel qu’un nouveau rapport a été publié sur le site.

Nous avisons les appelants de vérifier avec ligne d’éthique Incognito deux (2) ou trois (3) jours après l’appel initial au cas où des informations plus spécifiques doivent être obtenues de l’appelant. La personne désignée par le client a la possibilité de demander et de recevoir de l’information via l’application de messagerie Web de la ligne d’éthique Incognito.

Une fois l’enquête complétée, la personne désignée par le client peut rapporter les résultats de l’enquête et les actions prises directement sur l’application Web pour être communiqués à l’appelant.

Signalement impliquant une personne désignée par le client ou un cadre supérieur

Un protocole prédéterminé ainsi que la marche à suivre lors de la réception d’un appel impliquant une personne désignée par le client ou un cadre supérieur seront établis. Ce protocole est fait en fonction d’instruire nos opérateurs et nos spécialistes en entrevue sur la façon de traiter une telle situation. Sous aucune considération ce rapport ne sera acheminé par le biais de l’application Web de la ligne d’éthique Incognito à moins que nous ne recevions des instructions spécifiques en ce sens.

 

 

 

 

Rapport de gestion de dossiers

Les rapports de gestion de dossier peuvent être générés par la personne désignée du client, en fonction des dates et de la classification des appels jusqu’aux activités détaillées de l’historique. La capacité de filtrer les informations permettra aussi la création de rapports de gestion par filiale, département ou pour toute l’organisation, si nécessaire.
Sirix Dossier Incognito
Sirix Hébergement

Spécifications de l'infrastructure du centre des données techniques

Sirix occupe un édifice à Laval, au Québec. Tous les équipements informatiques se retrouvent sur les lieux, dans notre site sécurisé. Étant donné la nature sensible de nos activités et de nos opérations, nos installations bénéficient d’une sécurité excédant les plus hauts standards et sont certifiés ISO 27001

http://www.iso.org/iso/fr/home/standards/managementstandards/iso27001.htm?=

Cette plateforme Web est exclusive à la ligne d’éthique Incognito et permet, de par sa flexibilité, la personnalisation, afin de rencontrer les besoins spécifiques des clients, en fournissant l’hébergement Web complet sur notre site, la surveillance en réseau et le support.

Toutes les données sont conservées dans notre centre d’opérations à Laval. Notre expertise des services exploités s’étend à tous les aspects pratiques en matière de meilleures pratiques de technologie de l’information, couvrant la fourniture de l’espace virtuel à l’intérieur d’un environnement sécurisé, des murs pare-feux, de la connexion internet, de la gestion d’un réseau virtuel privé, de la protection et la restauration de données, de l’exploitation de liens à distance, de la planification d’imprévus à l’extensibilité des infrastructures du client. Nous offrons nos services à certaines des plus grandes banques en Amérique du Nord ainsi qu’à des clients en technologie, gouvernement, municipalité, transport, énergie/ressources, ventes au détail et organismes sans but lucratif.

Ressources bilingues

Ligne d’éthique Incognito est offert autant en français qu’en anglais. Nous avons dans notre équipe des experts conseils

en sécurité et pouvons fournir des services complets d’entrevues, de rédaction de rapports et de spécialistes d’entrevues, le tout en français ou en anglais, afin d’appuyer autant nos clients francophones qu’anglophones ainsi que leurs employés.

Sirix Bilingue
Sirix Bilingue

Résumé

  • Ligne d’éthique Incognito est reconnue comme une pionnière en matière de système de surveillance de l’éthique au Canada.
  • Ligne d’éthique Incognito est la solution canadienne lorsque l’on recherche des services fiables designalement en matière d’éthique.
  • Ligne d’éthique Incognito est capable d’assurer le plus haut niveau de protection en ce qui a trait à la confidentialité entre l’appelant et le client, car elle n’est pas régie par le « Patriot Act », comme le sont les fournisseurs de services américains.
  • Seule ligne d’éthique Incognito fournit le support additionnel et le haut niveau de service de réponse par l’intervention de spécialistes en entrevue, formés et professionnels.
  • Ligne d’éthique Incognito rencontre et excède les exigences légales de conformité avec la norme Multilarétale 52110, ISO 27001 de même qu’avec la législation de la LPRPDÉ, la LPRO ainsi que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
  • Capacité nationale et internationale.
  • Ligne d’éthique Incognito procure une flexibilité permettant de prendre en considération la culture unique de votre organisation et vos besoins organisationnels spécifiques.
  • Ligne d’éthique Incognito est une solution efficace pour le signalement d’incidents en regard de l’éthique, à une fraction du coup d’implantation et de gestion d’un programme interne.